Ödül Kategorileri Finalist Projeler

- ana sayfa -
ŞİRKET KÜNYESİ
Başvurulan Ödül Kategorisi: Yılın Hizmet Ödülü
Aday Projenin Adı: XEROX Dokümantasyon Hizmetleri
Proje Sahibi: Xerox Büro Araçları ve Ticaret A.Ş./td>
  XEROX
Dokümantasyon Hizmetleri

Projenin Tanımı:
Son çeyrek yüzyılda, kuruluşların ana iş konularında uzmanlaşmaya ve yan faaliyetleri dış kaynak kullanımı (outsourcing) yoluyla sağlamaya başladıkları gözlenmektedir.

Sağlıklı iletişimin temel aracı olan kaliteli doküman, iş yoğunluğunun ve profesyonel anlayışın hakim olduğu ortamlarda daha da önem kazanmaktadır. Bunun bilincine varan kuruluşlar dokümantasyon hizmetlerinin, tam çözüm anlayışıyla ve mevcut ortama özel uygulamalarla sağlanması konusunda arayış içine girmişler ve bu konudaki beklentilerini Xerox çözümleriyle karşılamaya başlamışlardır. Doküman üretimi ve yönetimi açısından dış kaynak kullanımı 45 yıldır Amerika'da, 15 yılı aşkın bir süredir de Avrupa'da gündemdedir.

Dünyada 1956 yılından itibaren, Xerox Corporation Business Services bölümünün önderliğinde gelişen Xerox Dökümantasyon Hizmetleri, 1993 yılı ortalarından itibaren Xerox Türkiye tarafından Türkiye'deki faaliyetleri arasına dahil edilmiştir. Xerox Dokümantasyon Hizmetleri, kuruluşların dokümantasyon ihtiyaçlarının tespiti, özel uygulamalarla çözümlenmesi ve yönetimini içeren, idari ve ekonomik açılardan verimli bir sistemdir.

Kısa tanımı ile Xerox Dokümantasyon Hizmetleri, tek kontrat ile; Donanım, Personel, İşletim, Yönetim işlevlerinden oluşan hizmetlerin firmaların ihtiyaçlarına uygun olarak düzenlenmesidir.

Bu anlayış çerçevesinde Xerox, son yıllarda hizmet verdiği sektörlerde ürüne odaklanmak yerine çözüme yönelik stratejik ortaklık yaklaşımını sergilemektedir. Bu kapsamda Arçelik, Beko Elektronik, Profilo Telra, Auer, Vestel Beyaz Eşya, Teba gibi dayanıklı tüketim sektöründe; Ford Otosan, Hyundai, Isuzu, Borusan, M.A.N. gibi otomotiv sektöründe; Yapı ve Kredi Bankası, Finansbank, Citibank, Koçbank, gibi finans sektöründe ve Telsim, Motorola, Netaş, Aselsan, IMKB, ATV, Alcatel, Axa Oyak, Roché, Coca Cola, Beymen, Çırağan Oteli, Hyatt Regency, Swissotel, Servier,Mars Nakilyat,Hey Tekstil,Doğuş Tekstil, Dyo Boyacılık, Başer Kimya ,Bilkent Üniversitesi,Koç Üniversitesi ve bunun gibi sektörlerinde önde gelen kuruluşlarla doküman üretimi ve yönetimi konusunda işbirliğine giderek Xerox Dokümantasyon Hizmetleri Sözleşmesi kapsamında hizmet vermektedir.

Xerox Dokümantasyon Hizmetleri, Xerox içerisinde en hızlı büyüyen iş kolu olup müşterilerine doküman yönetimi konusunda her geçen gün daha da çeşitlenen ve güçlenen bir hizmet yelpazesi sunmaktadır.

Büyüme konusunda kararlı olan Xerox Dokümantasyon Hizmetleri ödün vermeyen kalite prosesleri ile pek çok ödül kazanmıştır. HP tarafından verilen TQRDCE (Technology, Quality, Responsiveness, Delivery, Cost and Environment Award) ödülü (1997), Amerika'nın en prestijli ödüllerinden birisi olan Malcolm Baldrige Ulusal Kalite Ödülü (1997) kazanılan ödüller arasındadır.

Projenin Hedefi:
Xerox Dokümantasyon Hizmetleri ile sağlanması hedeflenen temel faydalar şu şekilde özetlenebilir:

o Firma ekipman için başlangıç yatırımı yapmadığından, finansal kaynaklar daha etkin bir şekilde değerlendirilebilir. Sabit varlıkların yönetimi Xerox'dadır.
o Tüm servis desteği, malzeme, kağıt ve yedek parça hizmet kapsamındadır. Stoklar ve stok kontrolü Xerox'un sorumluluğundadır.
o Sistemin tüm işletim ve yönetim sorumluluğu Xerox'a ait olduğu için firma yönetim kadrolarında iş yükü hafifler.
o Xerox Dokümantasyon Hizmetleri çerçevesinde oluşturulacak raporlama sistemi sayesinde mali ve idari kontrol artışı, planlama sağlanır.
o Ekipmanlar Xerox Dokümantasyon Hizmetleri anlaşması ile yenilenebilir, anlaşma süresince ekipman, gelişen ihtiyaçlar ve teknoloji doğrultusunda değiştirilebilir. Pahalı ve uygulaması güç olabilen, firmalara değer katmak amacıyla uygulamaya geçirilmesi ve kullanımı uzman işgücü gerektiren ve çok sık değişebilen teknolojilere yatırım yapılmayabilir.
o Dokümantasyonun kalitesi Xerox'un garantisi altındadır.
o Düzenli olarak gerçekleştirilen Müşteri Memnuniyet Anketleri ile sunulan hizmetin kalitesi ve beklentiler kontrol edilir, firmaya raporlanır, gerekli değişikler karşılıklı mutabakat ile gerçekleştirilir.
o Firma bünyesinde çalışan Xerox elemanı/elemanları merkezi makinaların operasyonu, merkezi olmayan makinaların kontrolü, servis taleplerinin takibi, eğitim desteği, özel dokümantasyon taleplerinin yerine getirilmesi, raporlama ve iletişim görevlerini yerine getirir. Firmanın bu konularla ilgili eleman istihdam etmesine gerek kalmaz ve mevcut elemanların verimliliği artar.
o Xerox Document Centre (Esentepe ve Maslak) birimlerinden dokümantasyon konusunda destek alan firma, kendi bünyesinde bulunmayan ekipmanların uygulamalarından da yararlanır.
o Aylık olarak düzenlenen faturalar, yapılan işlerin dökümünü sunar. Firma talep ettiği ve aldığı kopya ve baskıların karşılığını öder, fireler Xerox tarafından firmaya faturalanmaz.

Planlama ve Uygulama:
Dokümantasyon Hizmetleri çerçevesinde sunulan çözümlerde öncelikli adım, firmanın ihtiyaçlarını, mevcut sistemleri dahilinde hangi teknolojiler ve ekipmanlarla karşıladığını ve bunu yaparken ne tür kaynakları kullandıklarını belirlemektir. Xerox'un Türkiye çapında sektörlerinde önde gelen 107 firmayla bu kapsamda çalışıyor olmasının en önemli nedeni, sözkonusu firmalarda kullanılan mevcut sistemi, her türlü ihtiyaca yönelik çeşitli ürün gruplarıyla desteklenebildiği ve gelişmiş teknolojilerin kullanıldığı bir çözümle değiştirip; firmaların kullanmakta olduğu dokümantasyon prosesini, eski teknolojiden kaynaklanan hantallıktan ve buna bağlı olarak verimlilik kaybından arındırmaktadır. Bu kapsamda Xerox Dokümantasyon hizmetleriyle sunulan çözüm farklı teknolojilerin bir bütünüyken aynı zamanda kendi türevlerinden yeni teknolojiler yaratmaktadır.

Değerlendirme:
Xerox; Dokümantasyon Hizmetleri çerçevesinde sunulan çözümlerde firmalarda kullanılan mevcut sistemi, her türlü ihtiyaca yönelik çeşitli ürün gruplarıyla desteklenen ve gelişmiş teknolojilerin kullanıldığı bir çözümle değiştirip; firmaların kullanmakta olduğu dokümantasyon prosesini yeniden dizayn etmekte ve verimliliği arttırmaktadır.

Günümüzde işletmelerin en önemli rekabet araçlarından birisi verimliliktir. Verimliliğin hedeflendiği ve profesyonel yaklaşımın hakim olduğu ortamlarda etkin iletişim ve bunun temel aracı olan dokümantasyon önem kazanmaktadır. Bu anlayış çerçevesinde Xerox son yıllarda hizmet verdiği sektörlerde ürüne odaklanmak yerine çözüme yönelik stratejik ortaklık yaklaşımını sergilemektedir.
İntepro Yayıncılık, Araştırma ve Organizasyon Hizmetleri A.Ş.
Gazeteciler Mah. Sağlam Fikir Sok. No:23 80300 Esentepe / İSTANBUL
Tel: (212) 212 31 22 /134 -- Faks: (212) 212 31 21
E-mail: info@interpro.com.tr